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Caso de uso · Auditorias e PMOC

Cumpra auditorias e o PMOCsem correria de véspera.

Com histórico, fotos, laudos e inventário ligados a cada equipamento, a auditoria vira consulta. Veja como responder ao auditor com o que a equipe registra no dia a dia.

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Sem fidelidadeA partir de R$ 297,00

O método

Da pasta espalhada
ao relatório pronto.

Quatro etapas, do inventário ao relatório. Cada uma tira uma pergunta sem resposta da frente do auditor.

  1. 01

    Inventariar

    Sai a lista que ninguém confere

    Saiba o que existe, onde está e a que sistema pertence: equipamentos e áreas cadastrados, cada um com etiqueta QR Code.

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  2. 02

    Organizar

    Sai o laudo vencido na gaveta

    Cada exigência vira um plano com frequência ou um documento com vencimento, ligado ao equipamento, ao sistema ou à unidade.

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  3. 03

    Registrar

    Sai a foto perdida no WhatsApp

    A evidência nasce na baixa: fotos, medições, conformidade e assinatura, direto no histórico do equipamento.

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  4. 04

    Comprovar

    Sai a semana montando relatório

    Os relatórios saem dos registros, do inventário ao PMOC, e o de atividades chega sozinho por e-mail ou pelo Portal do Cliente.

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Na tela

A auditoria,
resolvida na rotina.

Animações com a tela do produto e dados de exemplo. Escolha uma etapa ou deixe passar sozinho.

01 · Inventariar

O auditor pergunta o que existe. O inventário responde em PDF.

Toda auditoria começa pela lista de ativos: sem cadastro confiável, nenhuma evidência fecha. O Relatório de Ativos gera, por unidade, o PDF com equipamentos, fotos, áreas climatizadas e a agenda de até um ano.

Filtre por sistema, ambiente ou tipo de equipamento e gere o PDF com fotos e informações adicionais. Para inventário, auditoria e fiscalização.

Saindo da planilha? O GPT Levantamento de ativos transforma anotações de campo em linhas da planilha de importação e padroniza nomes, áreas e TAGs.

Com a base pronta, imprima as etiquetas de unidades, áreas e equipamentos em A4 ou rolo, com o seu logo. O código liga o objeto físico ao cadastro.

Saiba mais: Inventário de ativos de manutençãoCriticidade de equipamentos

Animação: relatório de Ativos em PDF
02 · Organizar

Cada laudo ligado ao equipamento, e o aviso antes de vencer.

Laudo, ART e contrato numa pasta solta não respondem a quem pergunta. Em Documentos, cada arquivo tem tipo, emissão, vencimento e revisões, ligado à unidade, ao sistema, ao equipamento ou à atividade.

Plantas, manuais, contratos, ART e TRT ligados à unidade, ao equipamento, ao sistema, à atividade ou à ocorrência. Arquivos compatíveis abrem no navegador.

Em Parâmetros de Avisos, escolha o tipo Documentos, a modalidade (antecedência, vencimento ou atraso) e quem recebe o e-mail. O laudo avisa antes de vencer, sem ninguém conferir planilha.

As rotinas exigidas viram planos: o Assistente para Planos de Atividades, GPT da Leankeep, sugere atividades, frequências e descrições a partir do equipamento e do sistema. Você revisa e cadastra.

Saiba mais: Gestão de PMOCComo montar um cronograma

Animação: documentos ligados ao ativo
03 · Registrar

A evidência nasce na baixa, não na véspera da auditoria.

Foto juntada depois e assinatura colhida às pressas abrem dúvida. Na Leankeep, o técnico registra status, fotos, medições, conformidade e assinatura na hora da execução, com data e executor no histórico do equipamento.

A baixa aceita até 15 fotos. O técnico marca na própria foto o ponto que precisa de atenção, e a imagem fica na atividade, não na galeria do celular dele.

Quando o valor medido passa do limite configurado, o App avisa e pergunta se deve gerar uma ocorrência. O desvio vira registro com dono, em vez de anotação esquecida.

Pelo aplicativo, o QR leva aos dados, às atividades e às corretivas do equipamento. Na unidade, dá para exigir a leitura do código para dar baixa e solucionar ocorrências.

Da ocorrência do dia, o técnico registra a correção com foto, status, descrição e material usado. O histórico mostra o problema e a solução no mesmo lugar.

Saiba mais: Aplicativo para técnicosJustificar custos e comprovar execução

Animação: quatro fotos escolhidas e uma delas marcada com um círculo vermelho
04 · Comprovar

O relatório sai dos registros, pronto para quem audita.

Com a base e as baixas em dia, comprovar é escolher o período. O Relatório de Atividades traz previsto e realizado com fotos, assinaturas e justificativas; o Relatório PMOC reúne a climatização com o responsável técnico.

Em Relatórios › PMOC, escolha unidade, sistema, período, planos e o responsável técnico com ART ou TRT. O relatório segue a Lei 13.589/2018 e fica em Relatórios gerados por 90 dias.

Configure uma vez: PDF detalhado, PDF resumido ou Excel, com envio diário, semanal ou mensal. O PDF detalhado leva fotos, assinaturas, materiais, custos e justificativas.

Os gráficos comparam o período com os 30 dias anteriores e trazem um comentário automático. Em Investigar, você chega às ocorrências por trás do indicador.

Quando quem recebe é o seu cliente, o relatório chega por e-mail e fica em Relatórios Recebidos, no Portal do Cliente, com o histórico dos últimos 90 dias.

“Hoje nossas informações são compartilhadas em tempo real com coordenadores, supervisores, clientes e técnicos, assim, melhorando a supervisão e tomadas de decisões.”
Renato Custodio · Arpol

Saiba mais: Relatórios de manutençãoGestão de PMOC

Animação: relatório PMOC configurado e listado em Relatórios gerados

A próxima auditoria
pode ser só uma consulta.

Na demonstração mostramos o histórico por equipamento, os documentos com vencimento e o Relatório PMOC saindo dos registros da equipe.

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O método em detalhe

O que o auditor pede
e onde está na Leankeep.

Critérios, erros comuns e o que acompanhar entre uma auditoria e outra, para quem quer montar a rotina com calma.

  1. 01

    Separe o que pode ser pedido em quatro grupos

    Inventário (o que existe e onde está), plano (o que deveria ser feito e com que frequência), execução (o que foi feito, quando, por quem e com que evidência) e documentos (laudos, ART, TRT e contratos, com validade). Se cada grupo tem um lugar fixo, a resposta não depende de quem está de plantão.

  2. 02

    Comece pelo inventário, não pelas evidências

    Antes de juntar fotos, confira se cada equipamento tem Tag única, área e sistema; na Leankeep, a Tag é o identificador principal e não se repete. O Relatório de Ativos ajuda a validar o cadastro e mostra o que falta. Veja como montar o inventário de ativos.

  3. 03

    Ligue a evidência ao equipamento, não à pasta

    Rastreabilidade é chegar do equipamento a cada intervenção, e não o contrário. Cada baixa fica ligada ao plano e ao equipamento, à área ou à unidade, e o QR Code leva direto ao histórico. Se a operação pede mais rigor, torne obrigatória a leitura do QR Code para dar baixa.

  4. 04

    Defina o que conta como evidência

    Concluído sem registro não é evidência. Combine com a equipe o mínimo de cada atividade: fotos, medição com limite, conformidade e assinatura. Na Leankeep, atividade não realizada exige justificativa, e a medição obrigatória impede a baixa sem o valor.

  5. 05

    Antecipe os vencimentos

    Cadastre laudos, ART, TRT e contratos com data de vencimento e crie Parâmetros de Aviso de antecedência, de vencimento ou de atraso. O aviso pode ir para usuários da Leankeep e para outros e-mails, como o do cliente. A cada renovação, registre uma nova revisão em vez de trocar o arquivo, para manter o histórico.

  6. 06

    Dê dono à não conformidade

    Uma não conformidade anotada e esquecida pesa mais do que uma corrigida. Com a conformidade ligada no plano, a baixa registra se o item estava conforme; fora do padrão, a Leankeep pergunta se deve abrir uma ocorrência. Com a aprovação para baixa ligada, a atividade só finaliza depois que o responsável aprova.

  7. 07

    Para o PMOC, prepare a base antes de emitir

    Antes de emitir, confira logo e endereço da unidade, áreas marcadas como ambiente climatizado com carga térmica, equipamentos de climatização ligados aos planos e o responsável técnico com ART ou TRT. Com isso em ordem, o Relatório PMOC sai dos registros do período. Para entender o plano, baixe o e-book de PMOC.

  8. 08

    Acompanhe entre uma auditoria e outra

    Olhe todo mês o cumprimento de prazos, as atividades não realizadas e as justificativas, os documentos perto de vencer e as ocorrências abertas por sistema. Um Relatório de Atividades automático mensal evita que tudo acumule para a véspera. Veja quais indicadores de manutenção acompanhar.

Foto de Gerson Guimarães
A simplicidade de operação do Leankeep cativou os técnicos e, com isso, os registros das atividades se tornaram cada vez mais naturais. A melhoria na execução dos serviços foi também notável e os clientes ficam impressionados com a qualidade das informações que apresentamos nos relatórios mensais dos serviços.
Gerson GuimarãesDiretor de Facilities da IMC Saste
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Veja também

FuncionalidadeGestão de PMOCDo ambiente climatizado ao Relatório PMOC.FuncionalidadeRelatórios de manutençãoIndicadores na tela e o relatório de atividades por e-mail, sem ninguém pedir.SegmentoCondomíniosPlano de manutenção do prédio e prestação de contas na assembleia.

Perguntas
frequentes.

Outras dúvidas estão na página de perguntas.

Como se preparar para uma auditoria de manutenção?

Organize quatro coisas: o inventário dos equipamentos, o plano de manutenção, o registro de cada execução com evidência e os documentos com validade. Na Leankeep, cada uma tem um lugar fixo e está ligada ao equipamento, então a preparação vira gerar os relatórios do período.

Que evidências guardar de cada manutenção?

Status, data, executor, fotos, medições, conformidade e assinatura, além da justificativa quando a atividade não foi feita. Na Leankeep, a baixa aceita até 15 fotos e tudo fica no histórico do equipamento e no Relatório de Atividades.

Como manter o histórico rastreável por equipamento?

Cadastre cada equipamento com Tag única, área e sistema e ligue os planos a ele. As baixas e as corretivas entram no histórico do equipamento, e o QR Code da etiqueta leva direto a esse histórico pelo aplicativo.

Como controlar o vencimento de laudos, ART e contratos?

Cadastre cada documento com data de vencimento em Documentos e crie um Parâmetro de Aviso. A Leankeep manda e-mail antes, no dia ou depois do vencimento, para quem você escolher. Registre cada renovação como uma nova revisão do documento.

A Leankeep gera um inventário de equipamentos para auditoria?

Gera. O Relatório de Ativos sai em PDF por unidade, com equipamentos, fotos, informações adicionais, áreas climatizadas e a agenda de atividades de até um ano. Quando fica pronto, você recebe um aviso por e-mail e baixa o arquivo em Relatórios gerados.

Como cumprir o PMOC sem correria?

Deixe a base pronta antes do fim do período: ambientes climatizados, equipamentos ligados aos planos, responsável pela unidade, responsável técnico com ART ou TRT e documentos complementares. Com as baixas registradas no aplicativo, o Relatório PMOC sai dos dados do período. Veja a gestão de PMOC.

A Leankeep garante que a minha operação está em conformidade?

Não. A Leankeep organiza o inventário, o plano, as evidências e os documentos e gera os relatórios a partir deles. A conformidade depende do que é executado e registrado, e as exigências técnicas e legais devem ser conferidas com o responsável técnico.

O que acontece quando uma atividade não é feita?

O técnico marca como não realizada e informa a justificativa, que é obrigatória. As justificativas aparecem no Relatório de Atividades e podem ser exibidas no PMOC, para o auditor ver o motivo, e não só a falta.

Meu cliente pode receber os relatórios direto?

Pode. O Relatório de Atividades automático chega por e-mail e, quando o destinatário é usuário do Portal do Cliente, fica em Relatórios Recebidos com o histórico dos últimos 90 dias. O solicitante do Portal é cadastrado sem custo.

Dá para preparar a auditoria de várias unidades?

Dá. As unidades se organizam em grupos e subgrupos, que filtram ocorrências, atividades e equipamentos. O Relatório de Atividades em PDF sai por unidade; em Excel, junta várias unidades em até 31 dias.

Quanto custa?

Os planos começam em R$ 297,00 por mês e não têm fidelidade. O valor acompanha o tamanho da operação; na demonstração, o time indica o plano certo para você.

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Mostre como você se prepara para auditorias hoje e veja o seu histórico, os seus laudos e os seus relatórios organizados na Leankeep, numa demonstração pelo Google Meet.

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